10 tips para incrementar tu productividad en la oficina

Si los pendientes del trabajo se te acumulan, te agobias fácilmente con las tareas a cumplir y estás buscando formas para optimizar tu rendimiento, estos 10 tips pueden ayudarte a ser más organizado y así aumentar tu productividad.

1- Establece prioridades

Hay una diferencia entre importante y urgente. Primero va lo urgente, después lo importante. Haz una lista para cada una de estas categorías y luego asigna números para designar el orden en que harás las cosas. Apégate a tu plan. Quizá al principio te cueste más trabajo no ceder a la costumbre de abrumarte y simplemente ceñirte al plan, pero conforme alcances tus metas encontrarás la motivación para seguir.

2- Ten un solo archivero para todos los papeles

Toma todos los papeles que tienes en tu escritorio y organízalos en categorías en un sólo archivero. Asegúrate de conservar sólo los documentos que realmente necesites y deshazte de todo lo demás. Acostúmbrate a limpiar periódicamente tu escritorio para conservarlo despejado.

3- Pon cada cosa en su lugar, no todo sobre tu escritorio

Cuando se trata de tu zona de trabajo menos es más. Crea espacio alrededor tuyo para darle espacio a tus pensamientos también. Quita todas las cosas innecesarias de tu escritorio. Mantén los elementos decorativos dentro de tu espacio de trabajo en un tono minimalista.

4- También limpia el escritorio digital

Respalda todo lo que sea importante en tu computadora o en la nube y borra lo demás. No lo pienses mucho, sólo despídete de todos los archivos que tienes desordenados ocupando memoria en tu computadora. Con frecuencia no sabemos ni que son, pero de alguna manera nos resistimos a dejarlos ir. De nuevo, así como has creado espacio en tu entorno físico también créalo en tu entorno digital. Aprovecha para actualizar tu sistema operativo así como cualquier software que utilices.

5- Organiza tu correo electrónico

No pierdas tiempo buscando archivos o tratando de organizar tus facturas de última hora. Mantén todo ordenado en carpetas dentro de tu correo electrónico. Elimina todos los correos que ya no necesites y actualiza tus filtros de spam. Adquiere el hábito de revisar tu correo durante ciertos periodos al día, en lugar de irte a los extremos de checarlo cada cinco minutos o de plano dejarlo en el olvido.

6- Respira y concéntrate en lo que estás haciendo en cada momento

Hay temporadas de muchísimo trabajo en las que no podemos dejar de sentir que tenemos una gran ola de pendientes tras nosotros demandando ser resueltos. Además, todos parecen reclamar atención simultáneamente, lo cual afecta gravemente tu atención. Tómate un par de minutos para respirar profundamente y sólo concéntrate en hacer una cosa a la vez. Luego, pasa a la siguiente.

7- Averigua en qué gastas la mayoría de tu tiempo

Hay aplicaciones como RescueTime, TrackingTime o Timely, que pueden ayudarte a medir cuánto tiempo inviertes en cada tarea y en las diferentes aplicaciones. Tomar consciencia de cómo se nos van las horas es el primer paso para corregir el curso y mejorar nuestra productividad. También hay otras aplicaciones como Pomodoro, que te pueden ayudar a dividir tu tiempo en bloques creativos que van alternados con breves periodos de descanso. Esto es especialmente útil si tiendes a distraerte.

8- Actualízate contigo mismo

Tómate un momento para preguntarte ¿cómo te sientes? ¿estás cansado? ¿has estado comiendo bien?¿qué tal tu ánimo? Hay días en que nos levantamos claros, descansados y naturalmente productivos. Estos días sólo necesitamos seguir el flujo de la energía, mientras que en otros requerimos de más motivación. Pregúntate: ¿qué es lo que necesito? Recuerda que para dar lo mejor en tu trabajo también necesitas cuidar de ti.

9- Establece un horario para dormir y respeta tus descansos

Si estás cansado, es probable que tu productividad disminya. Respeta tu horario de ir a la cama y para levantarte. Tendrás mucha más claridad a la mañana siguiente. La falta de sueño afecta la memoria y el metabolismo. No es necesario que estreses de más a tu cuerpo, así que descansa lo necesario y no trabajes más allá de tu horario laboral.

10- Apóyate en algunas rutinas durante tu día de trabajo

Generalmente, cuando nos referimos a la “rutina” lo hacemos como un reclamo contra la monotonía. Sin embargo el filósofo William James opinaba que sistematizar ciertas partes de nuestras vidas a través de buenos hábitos “deja a nuestra mentes libres para progresar en campos de acción verdaderamente interesantes”. Quizá tener un pequeño ritual para iniciar tu jornada te ayude a dejar las cuestiones personales de lado y concentrarte en tu trabajo. De igual manera, tener un ritual al final del día podría ayudarte a dejar las cosas de la oficina en la oficina e ir a casa con la mente y el corazón más ligeros.

Simplificar nuestras vidas, rutinas y espacios de trabajo para mejorar nuestra productividad puede requerir un esfuerzo inicial pero la satisfacción de lograr nuestras metas hace que valga la pena.